Emetre una factura és una de les tasques més comunes si treballes pel teu compte o tens un petit negoci.
Si estàs començant o vols assegurar-te que ho estàs fent correctament, et presentem aquesta guia pràctica amb el més important que necessites saber sobre com fer una factura i quins detalls no has de passar per alt.
Una factura és un document legal que justifica una operació comercial. Ha de contenir una sèrie d’elements mínims per tal que sigui vàlida:
- Número de factura i sèrie: Cada factura ha de tenir un número únic, correlatiu i pertanyent a una sèrie (per exemple, 2025-01). Si emets diferents tipus de factures, pots emprar distintes sèries per organitzar-les més bé.
- Data d’emissió: El dia en què es crea la factura.
- Dades de l’emissor i del receptor: Nom o raó social, NIF o CIF, adreça fiscal i qualsevol altra informació rellevant.
- Descripció dels productes o serveis prestats: Especifica clarament què has venut o quin servei has fet. Afegeix-hi unitats, preu per unitat i subtotal.
- Base imposable i tipus impositiu: Indica la quantitat abans d’impostos, el tipus d’IVA aplicat i la retenció d’IRPF, si correspon (habitual en alguns autònoms).
- Import total: El total a pagar, amb impostos inclosos.
- Forma i termini de pagament: És recomanable especificar com esperes que es faci el pagament (transferència, domiciliació, etc.) i el termini.
A més de complir els requisits legals, hi ha un seguit de bones pràctiques que et poden ajudar a mantenir les teves factures ordenades i evitar problemes:
Numera correctament
Has d’emprar una numeració correlativa i sempre de manera ascendent. Si utilitzes lletres, aquestes han d’estar en majúscules (per exemple, A2025-01). A més, és recomanable fer servir un guió o un altre caràcter especial en lloc d’espais en blanc. Tampoc no t’has de saltar números ni duplicar factures.
Tingues cura de la presentació
Encara que no és obligatori emprar un disseny elaborat, sí que convé que la factura sigui clara i fàcil de llegir. Pots utilitzar plantilles professionals o programes de facturació per agilitzar el procés i mantenir una imatge coherent i professional.
Arxiva-les i guarda’n còpies
Conserva totes les factures emeses i rebudes durant almenys quatre anys. L’ideal és tenir-les organitzades digitalment, per data o client, per poder accedir-hi ràpidament quan les necessitis.
Emet sempre factura, encara que el client no la demani
En moltes activitats és obligatori emetre factura. Encara que treballis amb particulars i no te la sol·licitin, és recomanable fer-la per deixar constància dels teus ingressos i complir les obligacions fiscals.
Sigues puntual
Emetre factures amb retard pot donar una imatge poc professional i, a més, afectar el seu cobrament. El millor és fer-ho tan bon punt acabis la feina o lliuris el producte.
Especifica-hi bé els impostos
No t’oblidis d’aplicar correctament l’IVA i, si hi estàs obligat, la retenció d’IRPF. Molts autònoms estan subjectes a tots dos. Assegura’t de fer servir els tipus vigents i de desglossar-los correctament.
Afegeix-hi les condicions de pagament clares
En la factura, indica el número de compte, la forma de pagament i el termini, si acostumes a treballar amb pagaments ajornats.
Aprendre com s’ha de fer una factura correctament també implica conèixer els errors més freqüents:
- Deixar fora alguna dada obligatòria (com el NIF del client). Comprova sempre que has emplenat tots els camps.
- No aplicar correctament els impostos. És imprescindible estar al dia dels diferents gravàmens.
- Repetir números de factura. No has d’utilitzar mai dues vegades el mateix número ni saltar-te’n cap.
- No indicar el mètode o termini de pagament.
- Oblidar-te d’enviar-la al client o enviar-la tard. Sempre és recomanable enviar la factura tot just acabada la feina.
No necessites fer-ho tot a mà. Hi ha un munt d’eines que et faciliten la gestió de les factures:
- Programes de facturació en línia: Molts permeten crear factures en pocs passos, portar el control dels cobraments i elaborar informes. Alguns tenen versions gratuïtes que poden ajudar-te a triar la millor opció per a les teves necessitats.
- Fulls de càlcul: Si prefereixes una eina més senzilla, pots emprar Excel o Google Sheets amb plantilles ja dissenyades per facturar.
- Aplicacions mòbils: Ideals si treballes des de diferents llocs i necessites emetre factures des del mòbil o la tauleta tàctil.
Saber com fer una factura no és només una qüestió tècnica, és una part fonamental de la gestió diària de la teva activitat com a autònom o empresari. Fer-ho bé des del principi t’estalviarà temps, evitarà errors i reforçarà la teva professionalitat davant els teus clients.
Amb una bona organització, les eines adequades i atenció als detalls, facturar serà per a tu una tasca més senzilla i eficient.
