Emitir unha factura é unha das tarefas máis habituais se traballas por conta propia ou tes un pequeno negocio.  

Se estás a empezar ou se queres asegurarte de que o estás a facer correctamente, presentámosche esta guía práctica co principal que precisas saber sobre como facer unha factura e que detalles non debes esquecer. 

Que debe incluír unha factura?

Unha factura é un documento legal que xustifica unha operación comercial. Debe conter unha serie de elementos mínimos para que sexa válida: 

1. Número de factura e serie: Cada factura debe ter un número secuencial único e correlativo que pertenza a unha serie (por exemplo, 2025-01). Se emites diferentes tipos de facturas, podes usar diferentes series para organizalas mellor. 
2. Data de emisión: O día en que se crea a factura. 
3. Datos do emisor e do receptor: Nome ou razón social, NIF ou CIF, enderezo fiscal e calquera outra información relevante. 
4. Descrición dos produtos ou servizos entregados: Especifica claramente o que vendiches ou o servizo que realizaches. Engade unidades, prezo por unidade e subtotal. 
5. Base impoñible e tipo impositivo: Indica o importe antes de impostos, o tipo de IVE aplicado e a retención do IRPF se procede (común nalgúns traballadores autónomos). 
6. Importe total: A cantidade total a pagar, incluídos os impostos. 
7. Método e prazo de pagamento: É recomendable especificar como esperas que se realice o pagamento (transferencia, domiciliación bancaria, etc.) e a data límite. 

Recomendacións para unha boa facturación

Además de cumplir con los requisitos legales, hay una serie de buenas prácticas que pueden ayudarte a mantener tus facturas ordenadas y evitar problemas:

Numera correctamente

Debes utilizar unha numeración correlativa e sempre de xeito ascendente. Se utilizas letras, estas teñen que estar en maiúsculas (por exemplo, A2025-01). Ademais, é recomendable utilizar un guión ou outro carácter especial en lugar de espazos en branco. Tampouco debes omitir números nin duplicar facturas. 

Cuida a presentación

Aínda que non é obrigatorio un deseño elaborado, é aconsellable que a factura sexa clara e doada de ler. Podes utilizar modelos profesionais ou programas de facturación para axilizar o proceso e manter unha imaxe coherente e profesional. 

Arquiva e garda copias

Conserva todas as facturas emitidas e recibidas durante polo menos catro anos. O ideal é que estean organizadas dixitalmente, por data ou cliente, para que poidas acceder a elas rapidamente cando as precises. 

Emite sempre unha factura, mesmo se o cliente non a solicita

En moitas actividades é obrigatorio emitir factura. Mesmo se traballas con particulares e non a piden, é recomendable facelo para levar un rexistro dos teus ingresos e cumprir coas túas obrigas fiscais. 

Sé puntual

Emitir facturas tarde pode crear unha imaxe pouco profesional e tamén afectar ao cobramento. É mellor facelo en canto remates o traballo ou entregues o produto. 

Especifica os impostos con claridade

Non esquezas aplicar correctamente o IVE e, se é obrigatorio, a retención do IRPF. Moitos traballadores autónomos están suxeitos a ambos. Asegúrate de usar os tipos vixentes e de separalos correctamente. 

Engade condicións de pagamento claras

Indica o número de conta, o método de pagamento e o prazo. Se adoitas traballar con pagamentos aprazados. 

Erros comúns que se deben evitar

Aprender a crear unha factura correctamente tamén implica coñecer os erros máis comúns: 

• Omitir algúns datos obrigatorios (como o NIF do cliente). Comproba sempre que enchiches todos os campos. 
• Non aplicar os impostos correctamente. É fundamental manterse ao día dos distintos impostos. 
• Repetir números de factura. Nunca debes usar o mesmo número dúas veces nin omitir ningún. 
• Non especificar o método ou o prazo de pagamento. 
• Esquecer enviala ao cliente ou enviala tarde. Sempre é recomendable enviar a factura en canto remate o traballo. 

Ferramentas que che poden axudar

Non precisas facelo todo á man. Hai varias ferramentas que facilitan a xestión das túas facturas: 

• Programas de facturación en liña: Moitos permítenche crear facturas en poucos pasos, levar un control dos pagamentos e xerar informes. Algúns teñen versións gratuítas que poden axudarche a escoller a mellor opción para as túas necesidades. 
• Follas de cálculo: Se prefires algo máis sinxelo, podes usar Excel ou Google Sheets que teñen modelos xa deseñados para a facturación. 
• Aplicacións móbiles: Ideais se traballas desde diferentes lugares e necesitas emitir facturas desde o teu móbil ou tableta. 

Saber como crear unha factura non é só unha cuestión técnica; é unha parte fundamental da xestión diaria da túa actividade como autónomo ou empresario. Facelo ben desde o principio aforrarache tempo, evitarache erros e reforzara a túa profesionalidade aos ollos dos teus clientes. 

Cunha boa organización, as ferramentas axeitadas e atención aos detalles, a facturación será unha tarefa máis sinxela e eficiente.