Emitir una factura es una de las tareas más comunes si trabajas por tu cuenta o tienes un pequeño negocio.

Si estás empezando o quieres asegurarte de que lo estás haciendo correctamente, te presentamos esta guía práctica con lo principal necesitas saber sobre cómo hacer una factura y qué detalles no debes pasar por alto.

¿Qué debe incluir una factura?

Una factura es un documento legal que justifica una operación comercial. Debe contener una serie de elementos mínimos para que sea válida:

1. Número de factura y serie: Cada factura debe tener un número único, correlativo y perteneciente a una serie (por ejemplo, 2025-01). Si emites distintos tipos de facturas, puedes usar diferentes series para organizarlas mejor.
2. Fecha de emisión: El día en que se crea la factura.
3. Datos del emisor y del receptor: Nombre o razón social, NIF o CIF, dirección fiscal y cualquier otra información relevante.
4. Descripción de los productos o servicios prestados: Especifica claramente qué has vendido o qué servicio has realizado. Añade unidades, precio por unidad y subtotal.
5. Base imponible y tipo impositivo: Indica la cantidad antes de impuestos, el tipo de IVA aplicado y la retención de IRPF si corresponde (habitual en algunos autónomos).
6. Importe total: El total a pagar, con impuestos incluidos.
7. Forma y plazo de pago: Es recomendable especificar cómo esperas que se realice el pago (transferencia, domiciliación, etc.) y el plazo.

Recomendaciones para una buena facturación

Además de cumplir con los requisitos legales, hay una serie de buenas prácticas que pueden ayudarte a mantener tus facturas ordenadas y evitar problemas:

Numera correctamente

Debes emplear una numeración correlativa y siempre de manera ascendente. Si utilizas letras, estas han de estar en mayúsculas (por ejemplo, A2025-01). Además, es recomendable utilizar un guion u otro carácter especial en lugar de espacios en blanco. Tampoco has de saltarte números ni duplicar facturas.

Cuida la presentación

Aunque no es obligatorio usar un diseño elaborado, sí conviene que la factura sea clara y fácil de leer. Puedes utilizar plantillas profesionales o programas de facturación para agilizar el proceso y mantener una imagen coherente y profesional.

Archiva y guarda copias

Conserva todas las facturas emitidas y recibidas durante al menos cuatro años. Lo ideal es tenerlas organizadas digitalmente, por fecha o cliente, para poder acceder a ellas con rapidez cuando las necesites.

Emite siempre factura, aunque el cliente no la pida

En muchas actividades es obligatorio emitir factura. Aunque trabajes con particulares y no te la soliciten, es recomendable hacerlo para dejar constancia de tus ingresos y cumplir con tus obligaciones fiscales.

Sé puntual

Emitir facturas con retraso puede dar una imagen poco profesional y, además, afectar al cobro. Lo mejor es hacerlo en cuanto termines el trabajo o entregues el producto.

Especifica bien los impuestos

No olvides aplicar correctamente el IVA y, si estás obligado, la retención de IRPF. Muchos autónomos están sujetos a ambos. Asegúrate de utilizar los tipos vigentes y de desglosarlos correctamente.

Añade condiciones de pago claras

Indica el número de cuenta, la forma de pago y el plazo. Si sueles trabajar con pagos aplazados.

Errores comunes a evitar

Aprender cómo hacer una factura correctamente implica también conocer los fallos más frecuentes:

• Dejar fuera algún dato obligatorio (como el NIF del cliente). Comprueba siempre haber rellenado todos los campos.
• No aplicar correctamente los impuestos. Es imprescindible estar al día de los distintos gravámenes.
• Repetir números de factura. Nunca debes usar dos veces el mismo número ni saltarte alguno.
• No indicar el método o plazo de pago.
• Olvidar enviarla al cliente o enviarla tarde. Siempre es recomendable enviar la factura nada más finalizar el trabajo.

Herramientas que pueden ayudarte

No necesitas hacerlo todo a mano. Existen múltiples herramientas que te facilitan la gestión de tus facturas:

• Programas de facturación online: Muchos permiten crear facturas en pocos pasos, llevar el control de cobros y generar informes. Algunos tienen versiones gratuitas que pueden ayudarte a elegir la mejor opción para tus necesidades.
• Hojas de cálculo: Si prefieres algo más sencillo, puedes usar Excel o Google Sheets con plantillas ya diseñadas para facturar.
• Aplicaciones móviles: Ideales si trabajas desde diferentes lugares y necesitas emitir facturas desde el móvil o la tablet.

Saber cómo hacer una factura no sólo es una cuestión técnica, es una parte fundamental de la gestión diaria de tu actividad como autónomo o empresario. Hacerlo bien desde el principio te ahorrará tiempo, evitará errores y reforzará tu profesionalidad ante tus clientes.

Con una buena organización, las herramientas adecuadas y atención a los detalles, facturar te será una tarea más sencilla y eficiente.